Blockchain-Technologie in der Personalabteilung nutzen

Die Blockchain ist das zentrale Element bei der digitalen Transformation der Personalabteilung

Auch das Senken der Kosten und die Verringerung der Bürokratie sind möglich. Dazu kommt das fälschungssichere Speichern von Personaldaten in der Blockchain. Gleichzeitig sind die Daten in der Blockchain-Personalakte nicht manipulierbar. Der dezentrale Ansatz der Blockchain ermöglicht neue Arten der Zusammenarbeit von Mitarbeitern in der Personalabteilung.

Viele Daten lassen sich einfacher speichern und auch die Verifizierung und Authentifizierung bieten bei der Blockchain wesentlich mehr Flexibilität. Diese Faktoren zeigen, wie viele Ansatzpunkte es für die Blockchain in der Personalabteilung gibt.

Die Validierung von Qualifikationen ist mit der Blockchain ebenfalls sehr viel einfacher. Unternehmen mit mehreren Niederlassungen profitieren beim Einsatz der Blockchain davon, dass die Personaldaten durch die Blockchain auch standortunabhängig effektiv und sicher zur Verfügung stehen.

Gibt es Änderungen beim Personal, erhalten alle Standorte die Informationen gleichzeitig, sodass Daten überall konsistent sind. Das spielt zum Beispiel auch bei Zugangsberechtigungen eine entscheidende Rolle.

Der Einsatz der Blockchain bedeutet natürlich nicht, dass Dokumentenmanagementsysteme oder Verwaltungsprogramme für das Personal nicht mehr genutzt werden können. Es gibt auch APIs und Schnittstellen, welche die Blockchain mit anderen Programmen verbindet.

Daher können Unternehmen genau steuern, welche Daten in der Blockchain zur Verfügung stehen sollen, und welche Programme Zugriff darauf erhalten sollen. Auch die Art der Daten in der Blockchain sind auf diesem Weg steuerbar.

Mit Off-Chain-Technologien ist es auch möglich, heikle Daten außerhalb der Blockchain zu speichern, diese aber dennoch für die Blockchain verfügbar zu machen.

Der „HireRight EMEA Employment Screening Benchmark Report“ stellt klar, dass bei über 80 Prozent der Nachprüfung von Qualifikationen Abweichungen auftauchen. Mal davon abgesehen, dass die Prüfung solcher Qualifikationen mit Blockchain-Technologien wesentlich schneller umsetzbar sind, kann die Blockchain die Daten auch zuverlässiger verifizieren.

Auch bezüglich des Datenschutzes und der DSGVO bietet die Blockchain wesentlich mehr Möglichkeiten zum sicheren Speichern von Personaldaten. In diesem Beitrag gehen wir auf die verschiedenen Möglichkeiten genauer ein.

Laut Studie ist die Blockchain in Unternehmen angekommen

In der Studie „Deloitte’s 2021 Global Blockchain Survey“ ist zu lesen, dass Blockchain-Lösungen immer mehr auch in Unternehmen als sinnvoller Einsatz zum Tragen kommt. Die Blockchain ist keine Test- und Forschungstechnologie mehr, sondern gehört mittlerweile zur digitalen Transformation in Unternehmen und erleichtert die Arbeit von vielen Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen.

Nach der Studie wollen 40 Prozent der Unternehmen mehrere Millionen in Blockchain-Technologien investieren. In der Vergangenheit war es bisher meistens so, dass nach den Technologietreibern und Early Adoptern über kurz oder lang auch viele andere Unternehmen die Technologien nutzen.

Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen sehen die Blockchain als Technologie, die im Unternehmen Priorität erhalten soll und fast 90 Prozent sehen einige Einsatzgebiete der Blockchain, auch für Human Resource (HR).

Blockchain-Technologien können den kompletten Beschäftigungszeitraum eines Mitarbeiters abdecken. In der digitalen Personalakte sind dadurch alle Daten verfügbar, die im Rahmen der Beschäftigung anfallen. Auch Gehaltszahlungen und Prämien sind dadurch automatisiert enthalten.

Mit der Technologie können daher umfassend Daten sicher und effektiv im Unternehmen genutzt werden, ohne eigene Server zu benötigen.

Digitale Gehaltsabrechnung und Smart Contracts als Arbeitsverträge

Die offensichtlichsten Vorteile beim Einsatz der Blockchain in der Abteilung liegen auf der Hand. Arbeitsverträge sind über Smart Contracts digitalisierbar, unfälschbar und wesentlich flexibler. Die Verträge sind nicht nur digitale Kopien von Papierdokumenten, sondern echte, intelligente Apps, die sicher und dezentral zur Verfügung stehen.

Der zweite Vorteil besteht in der Möglichkeit, Echtzeitzahlungen mit Blockchain-Währungen durchzuführen. Dabei sind keine Mittler wie Banken notwendig. Gerade für internationale Bezahlungen von temporär beschäftigen Mitarbeitern und Freelancer/Freiberuflern kann das die Abläufe enorm beschleunigen.

Auch die Verträge, die zwischen Unternehmen und Freelancern notwendig sind, können digital über Smart Contracts wesentlich schneller, komfortabler und sicherer abgewickelt werden, als mit veralteten Papierdokumenten. In den Smart Contracts ist es möglich, auch Prozesse zu automatisieren, was mit Papierdokumenten nicht mal im Ansatz denkbar ist.

Smart Contracts können auch Statusinformationen von Projekten enthalten und Aktionen auslösen, wie das Bezahlen von Prämien oder das Aktualisieren des Beschäftigungsverhältnisses.

Natürlich sind Smart Contracts auch bei Angestellten und Arbeitern im Unternehmen sinnvoll. Auch hier können Prämien automatisch fließen, sobald im Smart Contract bestimmte Bedingungen eintreffen, wie das Einhalten von Projektzielen oder anderen Erfolgen.

Der Smart Contract speichert den Fortschritt, löst die Abläufe aus, informiert die beteiligten Personen und zahlt Prämien automatisiert und sicher aus. Wichtige Daten aus der Personalakte sind in Smart Contracts sinnvoll, da sich die Daten verifizieren und sicher speichern lassen.

Die Blockchain bietet aber wesentlich mehr für Unternehmen und die Personalabteilung. Die Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Personalakten sind die herausragenden Vorteile der Einsatz einer Blockchain in der Personalabteilung.

Blockchain modernisiert veraltete IT-Strukturen in der Personalabteilung

Die Blockchain-Technologie kann durch ihre zahlreichen Vorteile im Bereich der Sicherheit natürlich auch für sensible Gebiete in Unternehmen sinnvoll sein, zum Beispiel in der Personalabteilung. Derzeit speichern Anwender in den Personalabteilungen Daten des Personals hauptsächlich an zentralen Datenspeichern.

Angreifer, die Zugang zu den Systemen erhalten, können sofort auf zahlreiche, hochsensible Daten zugreifen. Der Diebstahl einer Personaldatenbank ist leicht möglich, sobald der Speicherort bekannt ist.

Greifen Anwender über das Netzwerk auf die Personaldatenbank oder auf Dokumente zu, besteht die Gefahr, dass Angreifer Daten über das Netzwerk abfangen können.

Blockchain-Datenbanken und Distributed Ledger sind dezentral, ein zentrales Abgreifen von Daten ist in der Blockchain nicht möglich. Es bringt durch die Verschlüsselung auch nichts, einzelne Datenbanken zu stehlen. Es gibt beim Einsatz von dezentralen Datenbanken auch keinen Single-Point-of-Failure.

Die Blockchain bietet also mehr Sicherheit und gleichzeitig eine wesentlich verbesserte Hochverfügbarkeit, ohne teure Server betreiben und auch verwalten zu müssen.

Bewerbungsprozesse digitalisieren, beschleunigen und absichern

Über Blockchain-Datenbanken ist es auch wesentlich einfacher, den Bewerbungsprozess abzuwickeln. Bewerber können sich sehr viel leichter und gleichzeitig sicherer in digitale Bewerbungs-Apps eintragen und die Daten über die Blockchain an die Verantwortlichen im Unternehmen übertragen.

Dadurch sind die Daten sofort verfügbar, sicher gespeichert und können mit Dritten geteilt werden, zum Beispiel Recruitern. Auf der Suche nach neuen Mitarbeitern können Verantwortliche im Unternehmen die Blockchain-Datenbank mit den Bewerben nach bestimmten Kriterien durchsuchen. Die Daten sind also nicht nur sicherer gespeichert, sondern gleichzeitig auch wesentlich leichter zu durchsuchen.

Zeugnisse als digitale Zertifikate in der Blockchain

In weiteren Schritten können hier auch Bestätigungen für bestimmte Zertifizierungen ermöglicht werden. Ein Weiterbildungsinstitut kann die Echtzeit von Zeugnissen und Zertifizierungen bestätigen, was Fälschungen nahezu unmöglich macht.

Bildungseinrichtungen, die an einer Blockchain teilnehmen, lassen sich dadurch in einen Bewerbungsprozess einbinden. Die Frankfurt School of Finance & Management, die Schweizer Universität in Basel und auch die TH Lübeck bieten Zeugnisse ebenfalls als digitale Zertifikate an.

Es ist zu erwarten, dass immer mehr Bildungseinrichtungen diese Möglichkeit zur Verfügung stellen. Bewerber können die digitalen Zertifikate in die Bewerbungsplattform des Unternehmens in die Blockchain eintragen. Dadurch sind die Daten schnell nutzbar und gleichzeitig automatisiert verifiziert.

Das Vertrauen in Daten der Blockchain ist wesentlich höher, als bei Papierdokumenten. Gleichzeitig ist die Verwaltung der Dokumente einfacher und die Daten sind in der Blockchain sicherer gespeichert.

Zertifikate eines Bewerbers können auch andere Informationen erhalten. Dazu gehören Projekterfahrungen, Weiterbildungen, Beförderungen und andere Informationen, die oft auch in einem Lebenslauf enthalten sind. Alle Daten sind in der Blockchain auch verifizierbar, sodass das Vertrauen in die Daten sehr hoch ist, das gilt nicht nur für herkömmliche Zeugnisse.

Digitale Gehaltsabrechnungen als Smart Contract

Was für Personaldaten gilt, ist natürlich auch bei Abrechnungsverfahren sinnvoll. Unternehmen, die Mitarbeiter in verschiedenen Ländern einsetzen, müssen bei Gehaltsabrechnungen zahlreiche Vorschriften und Abläufe beachten.

Dazu kommen mehrere Banken, Institute und oft weitere Mittler, die für eine zuverlässige Übertragung von Finanzmitteln notwendig sind.

Gerade hier kann die Blockchain helfen, da die Technologie auch über Ländergrenzen hinweg sicher und schnell Daten und Abrechnungen versenden kann.

Abstimmungen durch Dritte, Betrugsrisiken und Wechselkursschwankungen erschweren grenzüberschreitende Gehaltsabrechnungen und erhöhen das Misstrauen und die Unzufriedenheit der Mitarbeiter im Ausland.

Blockchain-betriebene und verschlüsselte Smart Contracts können veraltete Gehaltsabrechnungssysteme ersetzen und über Kryptowährungen Übertragungen vornehmen.

Die Smart Contracts sind automatisierbar und stellen sicher, dass sie nur unter bestimmten strengen und unveränderlichen Bedingungen ausgelöst werden.

Blockchain bei Human Resources als Ergänzung zur Supply Chain einsetzen

Die meisten Unternehmen setzen Blockchain nicht speziell für die Personalabteilung ein, sondern nutzen Distributed Ledgers vorwiegend im Bereich der Lieferketten. Mit Smart Contracts können Supply Chains auf eine neue Ebene der Digitalisierung, Effizienz und Automatisierung gehoben werden.

Ist eine Blockchain bereits im Einsatz, ist es natürlich auch sinnvoll, zu überprüfen, wo die Blockchain zusätzlich vernünftig einsetzbar ist. Hier spielt die Personalabteilung natürlich eine wesentliche Rolle.

Digital Identity ist ein wesentlicher Faktor für das Nutzen der Blockchain. Identitäten in Unternehmen sind mit einer Blockchain leicht zu verwalten und zu identifizieren.

In der oben verlinken Studie von Deloitte ist der Bereich „Digital Identity“ einer der drei wichtigsten Bereiche für den Einsatz der Blockchain in Unternehmen.

Diese Möglichkeiten nutzen einige Unternehmen auch schon zur Authentifizierung von Personen, zum Beispiel für den Zugang in hochsensible Bereiche.

Hinter digitalen Identitäten stehen auch Mitarbeiter, die über ihre digitale Identität Zugang zu den Bereichen im Unternehmen erhalten, für die sie berechtigt sind.

Die Blockchain kann also durchaus auch außerhalb der IT in anderen Bereichen des Unternehmens als Zugangsberechtigung dienen.

Daher ist es durchaus sinnvoll, über die einfache Authentifizierung von Mitarbeitern hinauszugehen und Digital Identity auch zur Speicherung der Daten von Mitarbeitern zu nutzen.

Diese Daten dienen nicht nur der Informationsgewinnung und dem Auslösen von Prozessen über Smart Contracts, sondern können nahtlos auch für Zugangskontrollen in der IT oder für physische Bereiche sinnvoll sein. Die Einsatzgebiete sind vielfältig und flexibel.

Blockchain und der Datenschutz (DSGVO)

Unternehmen müssen personenbezogene Daten maximal sicher speichern. Die DSGVO verlangt den Schutz der Daten, unabhängig wo diese gespeichert sind.

Blockchain-Technologien bieten hier deutlich mehr Möglichkeiten und die Verschlüsselungstechnologien in der Blockchain helfen dabei, die Daten nicht nur sicher zu speichern, sondern auch notwendige Zugriffe sicherer abzuwickeln.

Allerdings sind Blockchain-Technologien nicht automatisch DSGVO-konform. Soll die Blockchain in der Personalabteilung Einsatz finden, dann müssen die Daten auch DSGVO-konform gespeichert werden. Dazu ist es notwendig, die Prozesse richtig zu strukturieren.

Durch die dezentrale Datenspeicherung liegen schließlich die Daten der Blockchain auf allen beteiligten Systemen. Hier müssen Verantwortliche genau planen, welche Daten in die Blockchain sollen.

Es besteht auch die Möglichkeit Daten Off-Chain, also außerhalb der Blockchain zu speichern. Das kann für den Datenschutz relevant sein.

Bei der Verwendung der Blockchain im Personalbereich spielt auch das „Recht zum Vergessenwerden“ eine Rolle. Personen können verlangen, dass die Daten aus dem System gelöscht werden, was beim Einsatz der Blockchain sehr schwer umgesetzt werden kann.

Das Löschen ist mit Aufwand möglich, in dem ein Unternehmen Blockchains abspaltet (Fork) und den Teil mit den zu löschenden Daten auch tatsächlich löscht. Liegen in einer Blockchain nur Hashwerte, kann das Löschen einfacher sein.

In jedem Fall muss bei einem Projekt, in dem die Blockchain für die Personalabteilung eingesetzt wird, darauf geachtet werden, die Daten auch DSGVO-konform zu speichern.

Eine nachträgliche Anpassung eines solches Projektes bedeutet viel Aufwand und verursacht daher hohe Kosten. Die DSGVO gehört zu den grundlegenden Dingen, wenn es darum geht, die Blockchain in der Personalabteilung einzuführen.

Fazit

Die Blockchain kann für Unternehmen im Personalbereich zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Das Recruiting und die Prüfung von Qualifikationen sind mit der Blockchain wesentlich schneller und sicherer umsetzbar.

Dazu kommt die Möglichkeit von Smart Contracts, die bisherige Arbeitsverträge, Personalakten und auch Zugangssysteme zu physischen Bereichen ablösen können.

Auch Prämien und Ziele sind mit Smart Contracts über die Blockchain einfacher umsetzbar. Es gibt zahlreiche Einsatzgebiete, mit der die Blockchain einen echten Mehrwert liefern kann.

Wichtig ist der DSGVO-konforme Umgang mit personenbezogenen Daten über die Blockchain. Da solche Lösungen derzeit noch am Anfang stehen, gibt es keine Urteile, Gesetze oder Abhandlungen, die dabei helfen, die Blockchain auch im Personalbereich optimal einzusetzen.

Daher müssen Projektverantwortliche die gleichen Maßstäbe an die Blockchain legen, wie bei Papierakten und anderen IT-Lösungen.